Derneğin en yüksek karar organıdır, dolayısıyla yılın en önemli toplantısıdır! Derneğin tüm üyeleri derneğin çalışmalarına katılmaya ve onları etkilemeye davet edilir. Yıllık toplantıda üyeler dernek için önemli kararlar alır. Yıllık toplantıya katılan ve derneğin faaliyetlerinin temelini oluşturan dernek üyesidir! yıllık toplantı, aynı zamanda derneğin bir yılda neler yaptığını, toplanan paralar ile neler yapıldığını, iyi ve kötü gidenleri gözden geçirmek için yapılır. Derneğin yeni yıl boyunca neler yapacağına ve yeni bir bütçeye karar verilir. Yıllık toplantıda yeni bir kurul seçimi yapılır ve bir önceki kurula teşekkür edilir.
Yıllık toplantıyı hazırlamak devam eden yönetim kurulunun görevidir. Bunun doğru bir şekilde yapılması ve hiçbir şeyin unutulmaması önemlidir. İyi hazırlanmış bir yıllık toplantı üyeler için daha verimli, şeffaf ve daha demokratik olacaktır! Bu nedenle çok önemlidir.
Yıllık toplantıdan en az 4 hafta önce devam eden yönetim kurulu derneğin işleyişine ve finans ile ilgili tüm evrakları gözden geçirecek denetçiye vererek onaylatmalıdır.
Aşağıdaki evraklar denetçiye verilir.
1-Verksamhetsberättelse ( Derneğin 2019 yılı faaliyet raporu )
2-Förvaltningsberättelse ( Derneğin 2019 yılı yönetim raporu )
3-Samtliga styrelseprotokoll (undertecknade av alla styrelsemedlemmar )
( 2019 yılı içerisinde yapılan yönetim kurulu toplantı protokollerinin yönetim kurulu üyelerince imzalanmış birer örneği)
4-Föreningens stadgar ( Derneğin tüzüğü )
5-Hela bokföringen med en sammanställning av alla intäkter och utgifter som tydligt visar när, av vem, till vad samt varför föreningens pengar har använts.
( Derneğin parasının ne zaman ve kim tarafından neye ve neden kullanıldığını açıkça gösteren tüm gelir ve giderlerin bir özeti ile tüm mali evraklar )
(* OBS ! * original faktura och alla kvittona ( Tüm fatura ve fişler 7 år (yıl) süre ile muhafaza edilir )Yıllık toplantıdan en az 2 hafta önce yıllık toplantı için gündemin yanı sıra zaman ve yer ile üyelere bir bildirim yazılır ve gönderilir.
(Skicka ut kallelse)
Yıllık toplantıdan 1 hafta önce aşağıdaki belgeler doldurulmalı ve üyelere gönderilmeye hazır olmalıdır:
1-Verksamhetsplan för det kommande verksamhetsåret (gelecek mali yıl için 2020 yılı faaliyet planı)
2-Budget för det kommande verksamhetsåret (gelecek mali yıl için 2020 yılı bütçesi)
3-Verksamhetsberättelse ( 2019 yılı faaliyet raporu )
4-Förvaltningsberättelse ( 2019 yılı yönetim raporu )
5-Revisionsberättelse ( 2019 yılı denetim raporu )
Under själva årsmötet När mötet är avslutat måste protokollet justeras (skrivas under) av:
Mötets ordförande, sekreterare och två justerare (som väljs av årsmötet) ( Yıllık toplantı sırasında toplantı kapatıldığında, tutanakların aşağıdakiler tarafından imzalanması zorunludur: toplantı başkanı, sekreter ve iki düzenleyici (yıllık toplantı tarafından seçilir ) )
Efter årsmötet (Yıllık toplantı sonrası )
Håll ett konstituerande styrelsemöte så snart som möjligt efter årsmötet, förslagsvis direkt efter. Skicka följande dokument underskrivna till personalen senast 3 veckor efter årsmötet: (Yıllık toplantıdan sonra mümkün olan en kısa sürede, tercihen hemen sonra yasal bir kurul toplantısı
yapılır. Yıllık toplantıdan sonra en geç 3 hafta içinde imzalanan aşağıda yazılan (8 madde) belgeler üyelere gönderilir)
1-Årsmötesprotokoll (Yıllık toplantının yapıldığı gün ( x ) mart 2020 ) (Yıllık toplantı protokolü)Dernek terimlerinin açıklamaları
2-Verksamhetsberättelse ( 2019 yılı faaliyet raporu )
3-Förvaltningsberättelse (2019 yılı yönetim raporu )
4-Revisionsberättelse (2019 yılı denetçi raporu )
5-Konstituerande mötesprotokoll ( Yıllık toplantının hemen sonrasında yeni yönetim kurulunun yaptığı kurucu toplantı protokolü)
6-Verksamhetsplan (2020 yılı faaliyet planı )
7-Budget för kommande verksamhetsår ( 2020 yılı faaliyet bütçesi )
8-Kontaktuppgifter till alla förtroendevalda: alla i styrelsen, valberedningen, revisor. (Seçilen tüm yönetim kurulundaki herkesin iletişim bilgileri, adaylık seçim komitesinin iletişim bilgileri , denetçinin iletişim bilgisi )
Kallelse
Vad: Kallelsen till årsmötet är likt en inbjudan som uppmanar och bjuder in medlemmar till att komma till årsmötet, I kallelsen skall information om tid: xx yy och plats: xxxxx för årsmötet finnas med. Med denna ska även dagordningen (lista över vad som kommer att pratas och beslutas om)
för årsmötet bifogas. Yıllık toplantı için bildirim, üyeleri yıllık toplantıya davet eden çağrıdır. Bildirimde saat ve konum hakkında bilgiler olmalıdır. Bu toplantıda ayrıca yıllık toplantı gündemi görüşülecek ve üzerinde karar verileceklerin yani yeni yönetim kurulu adaylarının listesi yer almalıdır.
Vem: Kallelsen skickas ut av styrelsen till medlemmarna i respektive förening.
Lättaste sättet att göra detta är per mejl. (Bildirim, kurul tarafından ilgili dernek üyelerine gönderilir. Bunu yapmanın en kolay yolu e-postadır.
När: Kallelsen måste skickas ut till medlemmarna senast 4 veckor innan årsmötet:
Deadline 3 mars.(Bildirim üyelere yıllık toplantıdan en geç 4 hafta önce gönderilmelidir.
Eğer yıllık toplantı mart sonunda ise çağrının son tarihi 3 Mart 2020 dir.
Hur: Respektive förening bestämmer vem/vilka i styrelsen som skriver kallelsen.
(İlgili dernek, kurulda kimin / kimlerin bildirimde bulunacağına karar verir.
Valberedningen
Yıllık toplantı kararı ve tarihi alınır alınmaz yıllık toplantı davetine kadar
valberedningen ( aday seçim komitesi ) ekibi tarafından yeni yıl için aday olmak isteyenleri tüm üyelere sormalıdır. Başkan , başkan yardımcısı ve yönetim kurulu üyelerine gelecek yıl için devam etmek isteyip istemediği sorulmalıdır. Seçim hazırlığı ekibi yeni oluşacak yönetim kurulu üyeliği adaylık sürecini yıllık toplantıdan 4 hafta önce tamamlamalı ve yıllık toplantı davetinde
( kallelse ) isimler belirlenmiş ve yazılmış olmalıdır. Her bir yönetim kurulu üyeliği , başkan ve başkan yardımcılığı için de 1 - 2 - 3 aday olabilir. Bu belirlenen isimler yıllık toplantı esnasında yapılan oylama ile seçilir ve yeni yıl için seçilen yeni yönetim kurulu görevi devralır ve eski yönetime teşekkür eder.
Verksamhetsberättelse
Vad: Verksamhetsberättelsen återberättar vad föreningen har gjort under det gångna verksamhetsåret,
t.ex kurser, speciella projekt och aktiviteter, exempelvis fotboll eller läxhjälp.
(Faaliyet raporu, derneğin geçtiğimiz mali yıl boyunca neler yaptığını anlatıyor; örneğin, kurslar, futbol, veya ödev yardımı gibi özel projeler ve etkinlikler) Verksamhetsberättelsen ska också inkludera antal medlemmar föreningen hade under det avslutade verksamhetsåret samt hur styrelsen sett ut, med detaljerna: antal ledamöter samt vilka personer som var med i styrelsen och på vilka poster. (Faaliyetlerin raporunda ayrıca, derneğin tamamlanmış mali yıl boyunca sahip olduğu üye sayısı ve yönetim kurulunun nasıl göründüğü, ayrıntılarıyla birlikte yer almalıdır: üye sayısı ve yönetim kurulunda hangi kişilerin bulunduğu ve hangi konularda görevli olduğu yazılmalıdır.
Det ska också vara möjligt för föreningens medlemmar att få tag på versamhetberättelsen även efter
årsmötet.Exempelvis kan den sparas på föreningens google drive och delas med
“alla som har länken ” eller liknande. Kom dock ihåg att spara alla officiella dokument i pdf och alla den delas så att andra endast har “läsbehörighet”.
( Dernek üyelerinin yıllık toplantıdan sonra bile faaliyet raporunu almaları mümkün olmalıdır. Örneğin, derneğin google drive sürücüsüne kaydedilebilir ve "bağlantıya sahip olan herkes" veya benzeri ile paylaşılabilinir. Bununla birlikte, tüm resmi belgeleri pdf olarak kaydetmeyi ve diğerlerinin yalnızca "okuma erişimine" sahip olması için paylaşılmasını unutmayın. Derneğin tüm evraklarının digital ortamda yani google drive ortamına kaydedilmesi ve her yılın evraklarının yüklenmesi önemlidir. Yetkilendirilen kişiler evrak ekleyebilir düzenleme yapabilir.
När: Verksamhetsberättelsen ska vara klar senast 4 veckor innan årsmötet
( Ne zaman: Yıllık rapor, yıllık toplantıdan en geç 4 hafta önce tamamlanmalıdır.)
Vem: Verksamhetsberättelsen är lättast att skriva med hjälp av så många som möjligt,gärna hela styrelsen!
Kim: Faaliyet raporu, mümkün olduğu kadar çok kişinin, tercihen de yönetim kurulunun yardımıyla yazılması en kolay yoldur! )
Förvaltningsberättelse
Vad: Förvaltningsberättelsen (balans- och resultaträkning) redovisar för hur det har sett ut med föreningens ekonomi under det avslutade verksamhetsåret. En balans- och resultatrapport är ensammanfattning av hur mycket pengar som har kommit in och varifrån samt hur mycket som har använts och till vad.( Ne: Yönetim Raporu (Bilanço ve Gelir Tablosu) tamamlanan mali yıl boyunca
derneğin mali durumu ile nasıl göründüğünü rapor eder.
Bilanço ve gelir tablosu, ne kadar para geldiğini ve ne kadar kullanıldığını ve ne için kullanıldığının bir özetidir.)
Vem: Förvaltningsberättelsen skrivs oftast av styrelsens kassör som också har bäst koll på föreningens ekonomi.
När: Förvaltningsberättelsen ska vara klar senast 4 veckor innan årsmötet då och presenteras under årsmötet.(Ne zaman: Yönetim raporu yıllık toplantıdan en geç 4 hafta önce doldurulmalı ve yıllık toplantıda sunulmalıdır.)
Verksamhetsplan
Vad: Verksamhetsplanen är en preliminär planering för det kommande verksamhetsåret, alltså vilka aktiviteter och verksamheter föreningen planerar att genomföra och bedriva.
( Ne: İş planı, önümüzdeki mali yıl için bir ön planlama, yani derneğin hangi faaliyetleri yürütmeyi ve planladığını gösterir.
Vem: Verksamhetsplanen skrivs gemensamt av styrelsen.
( Kim: Faaliyet planı yönetim kurulu tarafından müştereken yazılır.
När: Verksamhetsplanen ska vara klar enligt beslut som fattats och finns samlat i föreningen stadgar men som senast 1 vecka innan årsmötet. Den ska redovisas och fastställas under årsmötet.
(Ne zaman: Faaliyet planı, derneğin tüzüğünde ancak yıllık toplantıdan en az 1 hafta önce alınan bir karara uygun olarak tamamlanmalıdır.
Yıllık genel kurul toplantısında raporlanmalı ve kabul edilmelidir
Budget
Vad: Budget är en uppskattning av förenings ekonomi inför det kommande verksamhetsåret, alltså ungefär vilka intäkter och utgifter föreningen förväntas ha under det kommande året.
( Ne: Bütçe, derneğin gelecek mali yıla ait mali tahminidir, yani yaklaşık olarak derneğin gelecek yıl ne kadar gelir ve gider beklediğidir.
Vem: Budgeten skrivs gemensamt av styrelsen men kassören har ofta bäst koll på budgeten.
( Kim: Bütçe yönetim kurulu tarafından ortaklaşa yazılır, ancak sayman genellikle bütçenin en iyi kontrolüne sahiptir.
När: Budgeten ska vara klar enligt beslut som fattats och finns samlat i föreningens stadgar men som senast 1 vecka innan årsmötet. Den ska redovisas och fastställas under årsmötet.
( Ne zaman: Bütçe, alınan bir karara göre kesinleştirilmeli ve derneğin tüzüğünde , ancak yıllık toplantıdan en az 1 hafta önce toplanmalıdır. Yıllık genel kurul toplantısında raporlanmalı ve kabul edilmelidir.
Hur: Budgeten planeras och skrivs med stöd från medlemmernas och föreningens intresse, vilka verksamheter, aktiviteter, utbildningar etc som bedrivits och vilka intäkter samt utgifter de haft,
samt vilket intresse för nya aktiviteter och verksamheter som finns och dess eventuella kostnader.
( Nasıl: Bütçe, üyelerin ve derneğin ilgisinin, hangi faaliyetlerin, aktivitelerin, eğitiminlerin vb. yaptığı, hangi gelir ve giderlerin ve yeni faaliyetler ve aktiviteler ile bunların olası maliyetlerinin ne kadar olabileceği planlanır ve yazılır.
Revisionsberättelsen
Vad: Revisionsberättelsen är revisorns rapport på granskningen av föreningen.Revisorns uppgift är helt enkelt att kontrollera att föreningens verksamhet stämmer överens med vad medlemmarna på
förra årsmötet beslutade att föreningen skulle syssla med samt hur föreningens pengar spenderas(Ne: Denetim Raporu, denetçinin derneğin gözden geçirilmesine ilişkin raporudur. Denetçinin görevi,
sadece derneğin faaliyetlerinin son yıllık toplantıda üyelerin derneğin birlikte çalışması gerektiğine ve derneğin parasının nasıl harcanacağına karar vermesine uygun olup olmadığını kontrol etmektir.
Vem: Revisionsberättelsen skrivs av föreningens revisor(er) som väljs enligt beslut i föreningens stadgar.Oftast sker detta på årsmötet men om så inte är fallet kan medlemmarna under årsmötet besluta att ge den nya styrelsen mandat att välja en revisor under det nya årets gång.
(Kim: Denetim raporu, derneğin tüzüğüne göre seçilen derneğin denetçisi(denetçileri) tarafından yazılır. Bu genellikle yıllık toplantıda yapılır, ancak eğer değilse, üyeler yıllık toplantı sırasında yeni kurula yeni yıl içinde denetçi seçme yetkisi vermeye karar verebilirler.
Styrelsen ansvarar för att “samla ihop” all information som Revisorn behöver för att kunna förstå vad föreningen har gjort under föregående år.
( Yönetim Kurulu, denetçinin derneğin bir önceki yıl neler yaptığını anlaması için ihtiyaç duyduğu tüm bilgileri "toplamaktan" sorumludur.)
När: Revisionsberättelsen ska vara klar enligt föreningens stadgar och redovisas under årsmötet.
( Nezaman: Denetim raporu derneğin tüzüğüne uygun olmalı ve yıllık toplantıda sunulmalıdır.
Hur: Revisionsberättelsen skrivs med stöd från förvaltningsberättelsen som styrelsen lämnat till
Revisorn senast 4 veckor innan årsmötet. Revisorn ska också granska föreningens diverse protokoll för att besluta ifall det gångna versksamhetsåret varit enlighet med stadgarna.
( Nasıl: Denetim raporu, yönetim kurulunun yıllık toplantıdan en geç 4 hafta önce denetçiye sunduğu yönetim kurulunun desteği ile yazılır. Denetçi ayrıca geçmiş mali yılın tüzüğe uygun olup olmadığına karar vermek için derneğin çeşitli protokollerini de gözden geçirecektir.)
För att revisorn ska kunna göra sitt arbete...måste styrelsen alltså förbereda följande
(Denetçinin denetimini yapabilmesi için yönetim kurulu aşağıdakileri hazırlamalıdır)
Verksamhetsberättelse ( 2019 faaliyet raporu )
Förvaltningsberättelse (2019 yönetim raporu )
Samtliga styrelseprotokoll (undertecknade av alla styrelsemedlemmar). (Yıl içinde yapılan ve yönetim kurulu üyelerince imzalanmış tüm yönetim kurulu toplantı protokolleri )
Föreningens stadgar ( Derneğin tüzüğü )
Hela bokföringen med en sammanställning av alla intäkter och utgifter som tydligt visar när, av vem,till vad samt varför föreningens pengar har använts.( Derneğin parasının ne zaman, kimin tarafından neye ve neden kullanıldığını açıkça gösteren tüm gelir ve giderlerin bir özeti ile tüm muhasebe.)
Bokföringen måste innehålla (Muhasebe şunları içermelidir)
Kontoutdrag (Derneğin banka hesabının 2019 yılı hesap ekstresi )
En lista över alla transaktioner (pengar som går in och från kontot) där det tydligt ska gå att spåra (Açıkça izlenebilir olması gereken tüm işlemlerin bir listesi (hesaba giriş ve çıkış parası) Datum (İşlemlerin tarihi )
Vad pengarna har använts till (paraların ne için kullanıldığı)
Vem som ansvarat för betalning (ödemeden kim sorumludur?)
Varifrån pengar kommer ( paralar nereden geliyor )
Beslut som ligger bakom händelsen samt Vem som har tagit beslutet.(Olayın ardında yatan ve kararı kim verdi.)
2020-01-21
Adnan Gündogdu
